Jednou z nejužitečnějších funkcí v Excelu je podmíněné formátování. To vám umožní poskytnout vizuální ukazatele pro data v tabulce. Pomocí podmíněného formátování v Excelu můžete ukázat, zda jsou data nad nebo pod limity, směřující nahoru nebo dolů, nebo mnohem více.

V této příručce se dozvíte, jak používat podmíněné formátování v Excelu, a příklady, kdy je nejlepší tuto funkci použít.

Změna barvy buňky s podmíněným formátováním

Jedním z nejčastějších způsobů, jak lidé v Excelu používají podmíněné formátování, jsou pravidla zvýraznění buněk. Řekněme například, že učitel používá tabulku k uchování záznamů o zkouškách.

příklad stupňů pro učitele

Jako jednoduchá tabulka mohla učitelka prostudovat list, aby zjistila, kteří studenti složili nebo neuspěli v testu. Nebo by kreativní učitel mohl začlenit pravidlo „zvýraznit buňky“, které zvýrazní úspěšné nebo neúspěšné hodnocení vhodnou barvou - červenou nebo zelenou.

Chcete-li to provést, vyberte nabídku Domů a vyberte Podmíněné formátování ve skupině Styly. Z tohoto seznamu si můžete vybrat, které pravidlo chcete použít. To zahrnuje zvýraznění buněk, které jsou větší než, menší než, nebo rovno hodnotě.

výběr pravidel zvýraznění buněk

V tomto příkladu chce učitel zvýraznit buňky zelené, pokud jsou vyšší než absolvující známka, která je v buňce D2. Zvýrazněte všechny buňky ve sloupci B (kromě záhlaví) a v nabídce Pravidla zvýraznění buněk vyberte možnost Větší než.

Jako limit můžete zadat statickou hodnotu nebo vybrat buňku, která tuto hodnotu obsahuje. V rozevírací nabídce můžete ponechat standardní „Světle červený výplň s tmavě červeným textem“, vybrat si z jakéhokoli jiného vlastního nastavení barev nebo vybrat vlastní formát a nastavit si svůj vlastní.

nastavení limitů zvýraznění buněk

Vidíte, že toto pravidlo zvýrazní všechny absolvující známky zelené.

pomocí zvýraznění buněk v Excelu

Ale co neúspěšné známky? Chcete-li toho dosáhnout, musíte vybrat stejné buňky a opakovat výše uvedený postup, ale vybrat pravidlo „méně než“. Vyberte stejnou buňku procházejícího stupně a udělejte barvu světle červenou pomocí tmavě červeného textu.

zvýraznit použitá pravidla buňky

Jakmile to uděláte, dvě pravidla aplikovaná na data náležitě zvýrazní údaje o stupni podle toho, zda jsou pod nebo nad úspěšným limitem.

Používání pravidel horní / dolní v Excelu

Dalším velmi užitečným pravidlem podmíněného formátování v Excelu jsou pravidla „Horní / Dolní“. To vám umožní analyzovat jakýkoli dlouhý seznam dat a uspořádat seznam podle některého z následujících:

  • Top 10 položekBottom 10 položek Top 10% Bottom 10% NadprůměrnýPodprůměrný

Řekněme například, že máte v tabulce seznam bestsellerů New York Times a skóre recenzentů. Pomocí pravidel Horní / Dolní můžete zjistit, které knihy byly zařazeny mezi 10 nejlepších nebo 10 nejhorších v celém seznamu.

Chcete-li to provést, vyberte pouze celý seznam a poté z nabídky Podmíněné formátování vyberte Pravidla horní / dolní a poté vyberte Top 10 položek.

výběr vysokých nízkých pravidel

Nejste omezeni na 10 nejlepších položek. V konfiguračním okně můžete toto změnit na libovolné číslo a také můžete změnit zbarvení buněk.

konfigurace 10 nejlepších položek

Stejný přístup jako v předchozí části můžete použít k zobrazení horních 10 i dolních 10 přidáním sekundárního pravidla a zvýrazněním dolních 10 červených a zvýrazněním zelených horních 10.

Jakmile skončíte, můžete na první pohled vidět nejlepší a nejnižší hodnocení v seznamu.

10 nejdůležitějších a 10 nejdůležitějších

Použití zvýraznění pro nejvyšší nebo nejnižší položky vám umožní udržet seznam seřazený podle vašich představ, ale stále můžete vidět řazení (nejvyšší nebo nejnižší) na první pohled. To je také velmi užitečné, pokud používáte pravidlo nadprůměrné nebo podprůměrné.

Použití podmíněného formátování datového pruhu

Dalším velmi užitečným pravidlem podmíněného formátování jsou pravidla formátování datového pruhu. To vám umožní transformovat vaše datové buňky do virtuálního sloupcového grafu. Toto pravidlo vyplní buňku procentem barvy na základě polohy, kterou je datový bod nad a pod horními a dolními limity, které nastavíte.

Řekněme například, že hodně cestujete za prací a přihlašujete palivo, které používáte při cestách do konkrétních států. Tato funkce výplně použije vzor výplně pro každý datový bod na základě vašich maximálních a minimálních datových bodů jako vysokých a nízkých limitů. Pomocí pravidla podmíněného formátování datové lišty můžete transformovat své palivové datové buňky do sloupcového grafu.

Chcete-li to provést, vyberte celý sloupec dat a v nabídce Podmíněné formátování vyberte Datové pruhy.

formátování datového pruhu

Můžete si vybrat ze dvou různých možností formátování datového pruhu.

  • Výplň přechodu: Tímto se buňky vyplní stínovaným gradientem. Pevná výplň: Tím se vyplní buňky v jednobarevném vzoru.

Chcete-li to nakonfigurovat, stačí vybrat sloupec dat, na který chcete použít výplň, a v nabídce Podmíněné formátování datových pruhů vyberte možnost přechodové výplně nebo plné výplně.

Po použití uvidíte gradient nebo plnou výplň aplikovanou na buňku každého datového bodu.

barevná výplň

Schopnost převádět tabulky do vloženého sloupcového grafu má mnoho užitečných aplikací.

Použití podmíněného formátování barevné stupnice

Alternativou použití možnosti vizuálního sloupcového grafu, kterou poskytují možnosti výplně buněk, je funkce podmíněného formátování barevné stupnice. Naplňuje buňky přechodem, který představuje, zda je tento datový bod na spodním nebo horním konci celkového rozsahu dat.

Chcete-li použít toto formátování, stačí vybrat oblast buněk, na které chcete formátování použít, a poté vybrat barvu z nabídky Barevné škály v nabídce Podmíněné formátování.

barevné měřítko formátování

Použijete-li toto formátování na řadu buněk, poskytuje podobnou vizualizaci jako možnost datového pruhu. Ale zbarvení buněk vám dává lepší přehled o tom, kde každý datový bod spadá do rozsahu.

Možnost, kterou vyberete, opravdu závisí na tom, jak dáváte přednost prezentaci svých dat v tabulce. Taková barevná škála je užitečná, pokud opravdu nechcete, aby vaše tabulka vypadala jako sloupcový graf. Stále však chcete vidět - na první pohled - kde v rozsahu každý datový bod klesá.

Jak používat sady ikon v Excelu

Jednou z nejkreativnějších funkcí podmíněného formátování v Excelu jsou sady datových ikon. Ty vám umožní implementovat ikonu pro vizualizaci něco o datech v grafu.

V nabídce sady ikon v režimu formátování podmínek si můžete vybrat ze široké škály sad ikon.

Tyto sady ikon se budou zobrazovat uvnitř každé datové buňky, aby reprezentovaly, kde celkový rozsah dat spadá. Pokud vyberete šipky, zobrazí se červená šipka pro nízké množství dat. Zelená šipka nahoru pro vysoká data. Žlutá vodorovná šipka pro data středního rozsahu.

datové sady ikon

Tyto barvy jsou zcela přizpůsobitelné, pokud se rozhodnete. Chcete-li přizpůsobit, stačí vybrat sloupec dat a v nabídce Podmíněné formátování vyberte Spravovat pravidla.

Všechny tyto možnosti podmíněného formátování umožňují vizualizovat data v tabulkách. To pomáhá lépe porozumět tomu, co se snažíte reprezentovat s daty na první pohled.