10 tipů aplikace Outlook, z nichž nikdy neopustíte domov

Využíváte program co nejlépe, když používáte aplikaci Outlook? Desktopový klient aplikace Outlook je rájem výkonných uživatelů s více funkcemi než švýcarský armádní nůž a nešťastnou pravdou je, že to hodně lidí jen tak ohromí. To nemusí být vy! I když existují stovky návrhů a triků, jak používat tuto těžkou váhu e-mailové aplikace, drželi jsme ji krátkou a sestavili jsme seznam 10 nejlepších, které jsou nejužitečnější a často přehlíženy. Díky těmto tipům můžete být sebevědomější, efektivnější a méně trapní, ať už pracujete nebo spravujete e-maily z osobního počítače.

obraz

2. Rychlé kroky Strávíte v aplikaci Outlook hodně času opakováním úkolů? Usnadněte si svůj pracovní postup přidáním několika rychlých kroků, které mohou vaši práci udělat za vás. Každé tlačítko lze nastavit tak, aby automaticky odpovídalo pomocí konzervovaného textu, přeposílání e-mailů, kopírování e-mailů do složek, vytváření schůzek a další. Nastavení rychlých kroků se může zdát složité, ale nemusíte se obávat, že jsme se seznámili s snadno sledovatelným tutoriálem na toto téma. Pokud používáte aplikaci Outlook každý den, stojí za to se naučit, jak je používat.

3. Povolit zobrazení konverzace Nenávidět to nebo milovat, od té doby, co Gmail vytvořil myšlenku, běžní lidé byli závislí na čtení e-mailů v seznamech konverzací. A co je ještě lepší, toto zobrazení umožňuje snadno ignorovat celé streamy e-mailů, pokud se ocitnete ve skupinové konverzaci, kterou byste raději neměli. Jeho změna je stejně jednoduchá jako zaškrtnutí políčka na kartě Zobrazit na mailové liště.

4. Přidání nového kontaktu při čtení e-mailu Ruční zápis na kontaktní e-mailové adresy je rok 2003. V novějších verzích aplikace Outlook (2007–2013) můžete přidat osoby do seznamu kontaktů při čtení e-mailu, pokud kliknete na jejich adresu v záhlaví.

obraz

5. Vytvořte nepřečtený e-mailový standout Výchozí barvy a písma v Microsoft Office vám mohou nabídnout mnohem více. I když nemohu navrhnout konkrétní sadu barev, na které by se všichni mohli dohodnout, mohu vám říci, že přizpůsobení vaší je na dosah. Přejděte na pás karet Zobrazit> Zobrazit nastavení> Další nastavení a Podmíněné formátování. V každém okně můžete měnit nejen barvu, ale také písmo, velikost a styl každé části textu v aplikaci Outlook. Více podrobností v oranžovém odkazu výše.

obraz

7. Vypněte podokno lidí Je to ošklivé, objemné a oplývá cennými nemovitostmi na obrazovce. Přestože společnost Microsoft výrazně zlepšila panel lidí v sadě Office 2013, pro většinu uživatelů je to stále bolest. Naštěstí dělali to vypínání super snadné. V poštovním režimu přejděte na pásek Zobrazit a kliknutím na podokno Lidé> Vypnout nepořádek ve spodní části okna pro čtení. Pokud to budete někdy potřebovat zpět, nyní také víte, kde najít tlačítko pro něj, protože je na stejném místě.

8. Vypněte náhledy zpráv v podokně Složka U většiny e-mailů stačí předmět a odesílatel, abyste věděli, zda jej chcete otevřít a přečíst. Pokud deaktivujete náhledy zpráv, získáte až o 50% více místa k prohlížení e-mailů uvedených ve složce Doručená pošta, což znamená, že je můžete procházet rychleji a vrátit se k něčemu produktivnějšímu. Chcete-li je zakázat, přejděte na pás karet Zobrazit a klikněte na Náhled zprávy> Vypnuto.

obraz

9. Dovolená (připomenutí mimo kancelář) Pokud používáte aplikaci Outlook pro práci, pak se jedná o neomylný nápad. Informovat zákazníky a kolegy o tom, že jste mimo město, je nejlepším způsobem, jak se vyhnout tomu, co by se jinak mohlo změnit v rozzlobený mob, a přemýšlel, proč jste v pátek tyto zprávy TPS nikdy neposlali. Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout. Jeden zahrnuje vytvoření schůzky jako připomenutí. Dalším je nastavení pravidla podobného pravidlu na níže uvedeném snímku obrazovky. Ten, který většina lidí používá, se však nazývá „Pomocník mimo kancelář“ a vyžaduje, aby vaše pošta byla hostována na serveru pro výměnu.

mimopracovní pravidlo

10. Zachraňte se před náhodnými odpověďmi na všechny e-mailové hrůzy I když je zábava se zvukovým průjmem nejmenší z vašich starostí, stále existuje spousta věcí, které pravděpodobně zůstanou pouze v doručené poště několika vybraných. Tento tip zahrnuje instalaci pluginu Outlook, který vám zabrání nebo vás alespoň varuje, pokud se chystáte odeslat e-mail všem na seznam odpovědí versus jeho odeslání jednotlivci. Plugin si můžete stáhnout zde z webu Microsoft.com. Stačí spustit soubor MSI a instalace je hračka.